オフィス・ファシリティコーディネーター

この求人について

Office Facilities & Community Managerのもと、東京オフィスにおける日常的なオフィス・ファシリティ運営を実務面から担当します。定期的な巡視を通じて、設備の不具合、破損、安全上または環境上の課題を把握し、必要に応じて報告・エスカレーションを行います。照明、空調、什器、会議室設備、パントリー設備などの一次対応と修繕手配、会議室・共有スペース・執務エリアの利用環境の維持、整理整頓や美化状況の確認、従業員からの設備・オフィス環境に関する問い合わせ対応を担います。郵便物・宅配便の受け取り、仕分け、発送も業務に含まれます。

清掃、設備保守、警備、廃棄物処理、什器、植栽などの関連ベンダーと、作業日程および内容を調整します。ビル管理会社と連携し、入館、搬出入、設備点検、修繕に必要な手続きを進め、作業当日の立ち会い、進捗確認、完了後の状態確認を行います。関連する契約、発注、請求処理に必要な情報を整理し、社内手続きも支援します。

座席や什器の移動、レイアウト変更、増員に伴うオフィス環境整備を支援します。修繕、設備工事、内装工事では、現地確認、スケジュール調整、社内外への連絡、関係者との連携を行い、安全かつ円滑な実施を支えます。図面、見積書、作業申請書、完了記録などの資料管理も担当します。安全衛生・防災面では、オフィス内の安全確認、改善に向けた上長との連携、防災備蓄品・救急用品・関連備品の点検管理、防災訓練や設備点検、安全衛生活動の支援、点検・管理記録の作成と維持を行います。

応募には、Facilities Coordinator、Workplace Coordinator、Office Coordinator等、オフィス環境または設備運営に関する2年以上の実務経験が求められます。設備不具合の一次対応、修繕手配、ベンダー調整などの実務経験、社内外の関係者と日程や作業内容を正確に調整する力、課題の優先順位を判断して適切に報告・エスカレーションする力が必要です。複数業務を正確かつ効率的に進める力に加え、Google Docs、Google Sheets、Google Slides等のGoogle Workspaceを用いる基本的なPCスキルが必要です。外国籍の従業員や海外ベンダーと、メール、チャット、簡単な会話で業務連絡ができる英語力も求められます。

グローバル企業または変化の速いスタートアップでの勤務経験、オフィス移転・増床・レイアウト変更・内装または設備工事の支援経験、ビル管理会社や複数ベンダーとの調整経験、安全衛生・防災・入退館管理・セキュリティに関する経験、社内イベントや従業員向け施策の運営支援経験があれば歓迎されます。勤務地は東京、雇用形態はフルタイムです。日本語はビジネスレベルが求められます。応募時には、英文のCVとカバーレターの提出が必要です。